ビジネスの業種や職種によっては、書類・画像・動画を添付したメールを頻繁に送信することは多くあり、大容量のデータを送信したときに、うまくいかなかった経験は誰しもあるのではないでしょうか？

メールでデータを送る場合、一般的に上限2〜3MBとされています。メールサーバーには添付ファイルの容量制限があることが多く、制限を超えると受信を拒否されてしまうのが手間になるかと思います。

今回の本記事では、多くの企業が導入している”ファイル転送サービス”の解説をします。大容量のデータを効率よく管理・共有ができるだけでなく、企業のセキュリティ対策にも繋がるので、日々の業務効率化をご検討されている方はぜひお役立てください。

書類や動画をメール送信できないケースがある

メールで書類や写真、動画を送るときに問題となるのは”容量”です。写真や動画以外にも、ExcelやWord、PDFなどのサイズが大きすぎると送信できません。

多くのメールサーバーでは添付ファイルの容量を制限していて、容量以上のメールは受信が拒否されるので送信できない仕組みとなっています。また、無事に送ることができても、添付ファイルを開くことができないケースもあるので、トラブルにも繋がりやすいのです。

近年、容量の大きいメールサービスも増えていますが、それでも20～25MBくらいです。動画は画質上がってファイルサイズが大きくなり、1分～1分半で20MBを超えてしまいます。

LINEなどのSNSを利用すれば、時間をかけて送受信することができるのですが、ビジネス界隈ではSNSのやり取りが浸透していないため、いまだにメールが主流となっているのです。

続いては、大容量のデータを高頻度で取り扱うときに、スムーズに送受信するためには方法についてご紹介します。

ファイル転送サービスを使用するメリット

大容量のデータを高頻度で送受信する個人・企業は、「ファイル転送サービス」を導入することで、仕事の流れがスムーズになります。

オンラインストレージに送信側がファイルをアップロードし、ファイル転送サービスを通じて受信側にメールを送信。メールに書かれたURLをクリックすると、ファイルをダウンロードできます。さらに、分割が必要に思えるサイズも圧縮して一括で送ることが可能です。

無料のファイル転送サービスもありますが、セキュリティ対策などに不安が残ります。企業間のファイルの送受では有料のものを使用するのがおすすめです。有料の場合、ファイルへのアクセスやダウンロードの履歴が残ります。IPアドレスによるアクセス制限もかけられるので、不正アクセスを防ぎます。

ファイル転送サービスを使用するデメリット

有料のファイル転送サービスを使用するにあたって、固定の費用がかかります。

安全安心という目に見えないものは費用に見合う効果が実感できないため、投資に踏み切れない企業も少なくありません。しかし、有料のファイル転送サービスにはメリットがあります。

まず、大容量のファイルを送信できること。圧縮して送ることもできるので、容量を気にする必要がありません。セキュリティ対策も万全なので、情報漏洩の心配もありません。

大容量ファイルをUSBメモリなど物理メディアにして送ると、紛失のリスクがあります。ファイル転送サービスを利用すれば、紛失することがなく、コストも発送の手間も必要ありません。

大容量の重要なデータを送受するのであれば、費用をかけてでも有料のファイル転送サービスを利用することをおすすめします。

画像や動画の送受信を手軽にするクラウドストレージ

メールでファイルを送ったつもりだったのに届いていなかったというのは、企業間であってはならないトラブルです。

ファイル転送サービスを利用すれば、確実に送り届けることができます。また、有料であれば、企業が利用するのに十分なセキュリティ対策が施されているので安心です。

クラウド型ネットワークストレージサービス「Web-Luck」は、ストレージに保存したファイルを簡単に転送できる機能を備えています。
ストレージへのログインやファイルの転送・ダウンロードの履歴が残るので、内部からの情報漏洩対策にもなります。またIPアドレスによるアクセス制限で、不正アクセスも防ぎます。

「Web-Luck」は、月額3万円からご利用が可能。無料トライアル期間もございますので、操作性や利便性、機能などをお試しいただくことができます。

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