『報連相』を意識していても、かならずと言ってもいいほど、どこかで漏れが起きてしまう情報共有。

どれだけ気をつけていても、日々溜まる大量のデータやファイルの数が多ければ、どうしても仕方がないことです。

当記事では、情報共有時によくある悩みを“見える化”し、それを改善するコツや具体的なアイデアを紹介します。

社内の情報共有でよくある悩みとは？

初めに、情報共有で起こりがちな悩みや課題を3つ可視化してみましょう。

1.同じ空間（社内）にいても情報共有に漏れがあること

1つ目は同じ空間にいるはずなのに、なぜか情報共有に漏れがあることです。

ファイルの上書きを忘れたり、最新版のデータの共有を忘れたために、古いデータを参照してしまったり。

部下に渡した参考データが、部下のPCでは開けない拡張子であることに気が付かず、そのまま出張に行ってしまうこともあるかもしれません。

2.社内共有ツールを使用してもタスクは整理できない

近年ではビジネスチャットツールの『スラック』や『チャットワーク』を導入する企業も増えています。

これらはメールを送るよりも容易にコミュニケーションが取れます。しかし、タスク管理までストレスフリーでできるかと言われると、まだ難しいところがあります。

3.データやファイルが溜まり、探すのに苦労する

そして3つ目の問題は、日々送られてくるデータやファイルを整理する暇もなく溜まり、目的のものを探し出すのに時間がかかってしまうこと。また、間違えて削除してしまったり、うっかり上書きしてしまったりしたら、復旧が困難になってしまいます。

ほかの社員に削除前や上書き前のデータを送ってもらうのは、相手の業務の手を止めてしまいますし、最悪の場合は完全に復旧不可となる可能性だってあるのです。

上記3つのなかで、とくに気をつけたいのが「1.情報共有漏れ」です。現在はリモートワーク化が進んでいますので、一層注意が必要ですよね。

社内の情報共有をスムーズにするポイント

これらの課題を解決するためには、「情報共有やデータ管理の工夫」や「コミュニケーションコストの削減」が何やら重要そうですね。

これらの問題は、オンラインストレージの利用で解決できるかもしれません。

その理由を詳しく見てみましょう。

1.情報共有やデータ管理の工夫

オンラインストレージとは一言で表すと、「インターネット上にデータを保存する仕組み」です。

このオンラインストレージには、削除や上書きしてしまったデータの復元機能が備わっています。コンピュータやサーバーに保存したデータですと、復旧するためには特殊なソフトウェアが必要になりますし、救出不可の可能性も多いにあります。

こういった保存事故はPC慣れした人にも不慣れな人にもありますし、日々の業務で頭がいっぱいになっているときは特に起こりやすいでしょう。「万が一失敗しても大丈夫」な環境を作れることは、オンラインストレージ最大の魅力です。

データを圧縮してパスワードを考え、CC・BCCを設定した上でメールに添付する

上記の方法では時間も手間もかかってしまいます。
オンラインストレージであれば、許可した人であればいつでもどこでもデータを閲覧できます。

またメール用の圧縮ファイルを用意する必要がなく、共有URLを送るだけでいいので、メールにかかる時間的コストを最大限カットできるのです。

目的に合わせたクラウドストレージの導入が大切

情報共有漏れによる業務の手戻りや時間的・金銭的な不利益は、できるかぎり未然に防ぎたいところ。

そこで、企業や目的に合わせたクラウドストレージの導入をおすすめします。オンラインストレージには、無料のものから有料のものまで多くの種類があります。

よりデータ管理を容易に、かつ大容量でセキュリティレベルにも気を遣いたい場合は、有料のものを推奨します。

またセキュリティ対策にかける費用相場について知識を深めたい方は、セキュリティ対策の費用相場！企業が指標にすべきツールの特徴とはもご覧くださいませ。

クラウド型ネットワークストレージサービス「Web-Luck」では、保管したいデータ量に合わせて最適なプランを選べます。

容量が少ないうちは月額30,000円のプランからなので、小中規模の企業さまでもお得に利用できます。

月額料金はユーザー単位ではありませんので、従業員を多く抱える大企業さまにとっても、セキュリティコストを抑えられる手段になります。

「Web-Luck」には無料のトライアル期間があります。

そのため、まずは実際に利用してみて、その操作のわかりやすさや、効率のよさをご確認ください。