社員の働き方が変化する現在、従来通りの業務進行では生産力が下がり、利益の低迷に繋がってしまうケースも少なくありません。そこで大切なのが、”業務改善”や”効率化”です。

当記事では、Web周りの業務で直面する課題や悩みを“見える化”し、改善に役立つ具体例を解説いたします。

個人事業主・中小企業の皆さまなど、一人ひとりの生産性向上を目指している方は、ぜひご一読くださいませ。

Web周りの業務における課題や悩みとは

はじめに、Web周りの業務で頻発する課題や悩みについて“見える化”してみましょう。

業種によって課題はさまざまではありますが、ここでは代表的な2つを例に挙げてみます。

必要なソフトやアプリケーションが多い

1つ目の悩みは、必要なソフトやアプリケーションが多い点です。

ソフトによって更新時期や取得しているライセンスの数やバージョンが異なりますよね。もちろん”互換性”も重要な問題です。

互換性とは、「他バージョンや他ソフトで編集かどうかどうか」のことを指します。

とある設計ソフトを例に挙げると、最新版（ex：2020年版）で作成保存した図面は、以前(ex：2007年版)のバージョンでは開けない、というトラブルもあるようです。

保存形式を都度変更したり、保存時に毎回確認したりしなければならないのは大変です。

セキュリティの維持が難しい

2つ目の問題は、セキュリティの維持が難しい点です。

従業員のパソコンすべてにセキュリティソフトが導入されているか。また、毎日スキャンされ、健全性が保たれているかの管理は容易ではありません。

ほかにも、下記のような不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

・社内で許可していないUSBフラッシュメモリやCD-ROMが使用されていないか。
・ウィルスやエラーファイルを検知したとき、どう対応するべきなのかわからない。
・自社サーバーのメンテナンス方法がわからず、不正アクセス対策ができていないかもしれない。

業務改善に役立つ「クラウドストレージ」の特徴

サーバー管理の負担を減らし、セキュリティ強化を図る手段として、クラウドストレージの導入は有効なのはご存知でしょうか？

クラウドストレージとは、インターネット（オンライン上）にあらゆるデータを保存し、保守するサービスのことです。

パソコンの操作に不安が残る方でも比較的容易に導入・操作できる面やコストの安さから、近年ではクラウドストレージに移行する企業が大小問わず増えています。

クラウドストレージを導入することで、具体的に下記の3つのような恩恵を受けられます。

1.USBメモリやCD-ROMが不要

クラウドストレージは、プランによって保存データ容量を増減させられます。そのため外付け記憶媒体（USBフラッシュメモリなど）を使用する必要はありません。

その結果、記憶メディアの管理だけでなく、ウィルスの進入経路を減らし不正アクセスを予防する効果も期待できます。

2.サーバーメンテナンスが不要

サーバーメンテナンスの必要がない点も、クラウドストレージのメリットです。

クラウドストレージはすべて提供元が管理し、調整や保守をしています。そのため企業でサーバーメンテナンスと同様の業務をする必要がなく、時間の削減につながります。

3.必要なデータをすぐに呼び出せる

クラウドストレージは、許可したメンバーならいつでもアクセス可能です。
テレワーク化が進む現在、データをハードディスクや自社サーバーに保存するのは、今となっては非効率と言っても過言ではありません。

在宅中に欲しいデータがあってもすぐに取り出せませんし、その都度業務が止まってしまいますよね。しかしクラウドストレージであれば、その心配はありません。

いつでもどこでも、必要なデータをすぐに取り出し、保存し、共有できるのです。

企業の規模に合わせたツールの導入

上記のように、クラウドストレージの導入によって社内の生産性向上だけでなく、内部からの情報漏洩や外部からの不正アクセスを防ぐことができます。

しかし利用するサービスによっては、扱い方が難しいものや、セキュリティ対策が甘いものもあります。

それに加え、クラウドストレージは、企業の規模や目的に合わせたものをよく検討し、吟味してから導入する必要があります。

セキュリティ対策の選び方や費用相場については、セキュリティ対策の費用相場！企業が指標にすべきツールの特徴とはで詳しく解説しておりますので、ぜひご一読くださいませ。

クラウド型ネットワークストレージサービス「Web-Luck」は、無料トライアル期間があります。そのため、気になる操作性や利便性を、実際に試しながら検討することができます。

データが少ないうちは月額30,000円のプランから、その後は使用容量にあわせて細かくプランが変更できます。パソコン業務が苦手な方でも、直感的に操作できるクラウドストレージなので、ぜひ一度試してみてくださいね。